6.项目时间管理

一 定义

时间管理（Time Management）就是利用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。

• 时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。
• 时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。
• 时间管理最重要的功能是透过事先的规划，作为一种提醒与指引。

二 过程

1 规划进度管理

• 定义：为规划、编制、管理和控制项目进度而制定政策、程序和文档的过程。
• 主要作用：为如何在整个项目过程中管理进度提供指南和方向。
• 含义：规划如何实施项目进度管理。
• 过程：

2 定义活动

• 定义：识别和记录为完成项目可交付成果而需采取的具体行动的过程。
• 主要作用：将工作包分解为活动，作为对项目工作进行估算、进度规划、执行、监督和控制的基础。
• 含义：把工作包分解为可估算、可管理的活动。
• 过程：

3 排列活动顺序

• 定义：排列活动顺序是识别和记录项目活动之间关系的过程。
• 主要作用：定义活动之间逻辑顺序，以便在既定的所有项目制约因素下获得最高的效率。
• 含义：确定工作执行的先后顺序。
• 过程：

4 估算活动资源

• 定义：估算活动资源是估算执行每项活动所需材料、人员、设备或用品的种类和数量的过程，估算活动资源过程与估算成本过程紧密相关。
• 主要作用：明确完成活动所需的资源种类、数量和特性，以便做出更精确的成本和持续时间。
• 含义：确定到底需要什么才能完成工作。
• 过程：

5 估算活动持续时间

• 定义：估算活动持续时间是根据资源估算的结果，估算完成单项活动所需工作时段数的过程。
• 主要作用：确定完成每个活动所需花费的时间量，为制定进度计划过程提供主要输入。
• 含义：确定完成工作所需要经历的时间。
• 过程：

6 制定进度计划

• 定义：制定进度计划是分析活动顺序、持续时间、资源需求和进度约束，创建进度模型的过程。
• 主要作用：把进度活动、持续时间、资源、资源可用性和逻辑关系带入规划工具，从而形成包含各个项目活动的计划日期的进出整个项目的实施进程。
• 含义：勾画出整个项目的实施进程。
• 过程：

7 控制进度

• 定义：控制进度是监督项目活动状态，更新项目进展、管理进度基准变更，以实现计划的过程。
• 主要作用：提供发现计划偏离的方法，从而可以及时采取纠正和预防措施，以降低风险。
• 含义：让进度保持在可控范围之内。
• 过程：

三 注意事项

1 找对人，做对事

项目管理制定计划的主要工作是协调干系人资源，制定合理的流程，规划合理的进度。对于人和事的管理，需要注意以下几点：

• 对人的管理：在项目启动阶段，明确相关干系人，比如：客户侧项目架构，采购厂商项目架构，自己公司的项目架构；争取领导支持和资源投入，需要站在领导的角度去考虑项目，项目的利润率，意义，争取各方面的支撑和投入；在项目规划阶段，协调团队成员共同制定计划，在保证项目进度满足客户的要求，争取团队成员达成一致，同一的管理计划。
• 对事的管理：在项目规划阶段，制定清晰的工作流程规划，分工明确；制定沟通制度，会议制度，邮件制度；明确交付物和验收标准；在执行阶段，对关键文件和会议纪要存档。

2 严格跟进进度

在项目执行阶段，我们严格按照计划考核进度，可以以周报和里程碑来考核，对存在偏差的问题，及时寻求解决方案。

四 常见问题

1 客户不能及时沟通，造成项目延期

解决方案：

• 制定项目章程时，明确重要干系人，也就是说明确负责人。
• 制定计划时，通知到甲方负责人。
• 出现延期，记录原因，告知双方领导。
• 做计划，适当给予缓冲时间。

2 远程管理项目进度

• 制定现场临时负责人。
• 每日和每周汇报进展。
• 经费支撑的情况下，不定期现场支撑。
• 明确出勤要求及考核原则。
• 保持与客户方的顺畅良好沟通。

3 项目启动后客户要求压缩工期

• 首先了解这种要求的合理性和必要性。
• 认真分析赶工的可行性，如果可行，列出所有的先决条件。执行变更流程，修改相关文档。
• 列出赶工过程中乙方提供的必要支持。
• 必要的商务谈判是需要，甲方虽然提出不增加成本，可以考虑额外的倾斜和补偿，比如再有项目，优先考虑。

五 案例分析

某通管局12300热线项目是包含硬件和软件的集成类服务项目，该项目从签订合同到交付要求时间为6个月，下面以此项目为例，分析项目时间管理过程。

1 规划进度管理

由于该项目要求6个月完成交付，为了保证完成，在规划时，制定交付日期为5个月。

2 定义活动

该项目主要包括号线采购，硬件设备采购，定制化云客服开发测试上线部署。对于每个大类，细分为各个模块。

3 排列活动顺序

根据活动的逻辑关系，对于有关联的活动，按照顺序执行，对于无关联的活动，同时运行，比如号线硬件设备采购和定制化云客服开发关联不大，所以可以同时并发执行。

4 估算活动资源

根据活动的工作量，确定投入的人力和物力。

5 估算活动持续时间

对于每个活动，确定开始时间，工期和结束时间。

6 制定进度计划

完成活动，进度，交付物规划，确定进度计划。

7 控制进度

本项目实施过程中，由于号线采购需要走流程和施工，最终5个月才完成调试，严重影响了项目进度，由于制定进度计划时，预留了一个月时间，最终没有影响系统上线交付。