“留痕管理”不可怕，可怕的是陷入这2大误区！
“狗蛋，麻烦帮忙制作一版营销物料。”
“你发个邮件过来吧。”
“大胖，昨天和你说的那个系统BUG优化了吗？”
“提张工单过来，流程走完了给你优化。”
“翠花，昨天发给你的邮件需求处理完吗？”
“你都没有抄送领导，重新发个邮件吧。”
...
工作中，你是否也遇到过以上类似的情况呢？
无论找同事或领导提任何需求，都需要你发邮件，或提工单，走流程。
如果没有正式的邮件或工单凭证，协作部门的同事一般情况下都不会协助帮忙处理。
原本一句话就可以搞定的事情，却偏偏要把工作流程搞得这么复杂，耗时耗力、繁冗复杂，不仅增加工作量还增加了工作难度。
是不是有时候对这么繁冗的工作流程很烦，却又无无可奈何呢？
其实，无论是邮件、工单、通告文件、会议纪要等，都是工作中文字性的凭证，都是“留痕管理”。
那么，即便是我们多么讨厌发邮件、走工单流程，是不是在工作中这些都是可以省略掉的呢？工作中到底要不要搞“留痕管理”呢？
一、为什么要搞“留痕管理”？
01、有“迹”可循，有“证”可查
工作中的“留痕管理”是必须要且一定要的。
无论是邮件还是工单，它都是作为需求双方之间工作协同完成的一个凭证，更是出现问题时候的可追踪的一个凭证。
如果你有一个需求需要对方完成，如果是同一个部门，一般情况下发起需求时候除了发送对方以外，还需要抄送共同的领导。
如果是跨部门的话，就需要抄送双方共同的领导。
主要原因是让对方依据文字凭证干活外，抄送领导是为了让领导知道你们的工作情况，同时在需要领导协助推动的时候可以让领导了帮忙推动完成。
至于抄送了领导，领导看不看是一回事，而你抄送还是没抄送那又是另外一回事。
除了是作为让对方干活的依据，让领导知悉你们的工作情况以外，更是在关键时刻起到关键性的作用。
“留痕管理”最大的优点就是通过查证保留下来的文字、图片、实物、电子档案等资料，可以有效复原已经发生了的工作活动，从而留下印迹供日后查证。
不可否认，“留痕管理”本身不失为一种好的工作方法，可以梳理工作、优化思路、总结经验，确保工作有“迹”可循、有“证”可查。
特别是在工作中出现问题的时候，需要追究责任人的时候，“留痕管理”更是起到了关键性的作用，可以作为追踪和查询的凭证。
所以，“留痕管理”虽然一定程度上增加了工作流程的繁琐，但是在工作中必须的，而且能够帮助我们做到有“迹”可循，有“证”可查。
02、作“考核”依据，作“邀功”武器
“留痕管理”是为了起到督促执行工作的目的，更是作为记录和考核的重要依据。
日常工作中，领导不会看我们具体做了哪些工作，做了多少工作，但是日常所做的工作会成为年底工作汇报的数据形成，更是作为“邀功”的武器。
在以KPI为主导的企业管理方式下，一切依据数据来说话，而“留痕管理”可以辅助绩效考核的完成。
而干了多少活，做了多少事情，都是要有凭证、有依据的，而日常的“留痕”记录，就是KPI完成最有力的工作凭证。
除此之外，工作中做了任何突出的工作事宜，如果有文字凭证，都是可以作为个人“邀功”的武器。
如果这些内容或数据仅停留在嘴上，无依据无凭证，绩效考核也成为了“主观”考评的东西。
所以，“留痕管理”不仅可以帮助管理层作为考核的依据，对于员工来说，更是可以作为“邀功”的武器。
二、避免陷入“留痕管理”的误区
“留痕管理”存在的必要性我们都不可否认，但是如果过分强调留痕、依赖留痕，就会走偏方向，陷入为“留痕”而“留痕”的怪圈，形成“留痕”式的新形式主义。
所以，为了更好地发挥“留痕管理”的有利作用，我们需要避免陷入两大误区中去。
01、重“痕”不重“绩”
第一大误区就是避免重“痕”不重“绩”。
必要的留痕是工作需要，但如果在具体执行工作过程中异化成唯邮件、唯工单、唯形式，将“留痕”变成耗时耗力、繁冗复杂的代名词，增加不必要的负担，绑住员工干活的手脚，则有悖于初衷。
讲求留痕的管理方式，最终是为了压实责任，履责到人，将工作更好地落实。
为“留痕”而“留痕”，以应付绩效考核，不但没有真正起到压实责任的效果，反而落入了务虚避实的窠臼。
如果过分强调留痕、依赖留痕，甚至每天开个小会都要出会议纪要，以此来体现工作的细致化，以记录的形式来呈现工作执行和落实的好坏，工作完成情况，就会出现“剑走偏锋”，陷入为“留痕”而“留痕”的怪圈。
重视“痕迹”，而忽视了原本工作的完成情况和完成度，都会导致工作效率低下，影响工作本身的完成效果。
所以，重视“留痕”，但更应该重视工作的“成绩”，以及工作的效率和质量。
02、留“迹”不留“心”
近年来，国家特别重视安全检查，所以各大企业也开启了各种“留痕管理”，保证安全工作的完成，做到有迹可循。
特别是各大国企，事业单位，一年面临几次的审计工作，所以，“留痕”工作更是要做到滴水不漏。
因为，出现问题时，痕迹还能作为调查取证的重要参考。
但是，任何事情都有其限度和边界，过分的重视“留痕”，而忽视了人与人之间原本的沟通和交流，就会成为员工工作交流之间的一道屏障。
所以，在做好“留痕管理”的同时，也不要忽视员工在执行过程中的工作交流。
如果凡事都可以发一封邮件或一张工单搞定的话，那也就失去了工作原本的意义，员工之间不需要沟通和交流了。
所以，留“迹”不留“心”，是“留痕管理”中避免的第二个误区。
最后，工作中到底要不要搞“留痕管理”，我想是一定要的，但是凡事都要有度，避免陷入到重“痕”不重“绩”、留“迹”不留“心”的误区中去。
作者：王丹艳，意得首席咨询顾问、CCDM中国职业规划师、BSC高级职业规划师、美国舒伯学派职业规划师、9年以上企业项目管理、5年以上企业培训讲师、多平台职场领域人气作者、注册国际心理咨询师（CIPC）。专注职场领域，实现个人成长。
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